Fremtidens ankomst: Slik fjerner du køen og skaper en 5-stjerners velkomst

Det sies at man aldri får en ny sjanse til å gjøre et førsteinntrykk. For et arrangement betyr dette at de første 30 sekundene i døra definerer hele resten av dagen. Likevel ser vi altfor ofte at teknologi, som egentlig skulle forenkle, ender opp med å bli en barriere mellom vertskap og deltaker.

Smidig innsjekk handler ikke om å ha de mest avanserte robotene. Det handler om å fjerne friksjon slik at teknologien trekker seg tilbake og menneskene får skinne.

1. Dataene er fundamentet

En smidig innsjekk starter måneder før arrangementet. Den vanligste årsaken til kø og kaos i døra er dårlig datakvalitet. Navn med skrivefeil, feilregistrerte firmaer eller e-poster som aldri ble levert.

Med Arangas Double Opt-in prinsipp vaskes dataene automatisk. Når deltakeren må bekrefte sin påmelding, sikrer vi at informasjonen er 100% korrekt. Alle deltakere får sin egen unike kode som de enkelt kan oppgi ved ankomst, men det er også mulig for arrangøren å søke på navn eller telefonnummer (du avgjør selv hvilken informasjon som skal være søkbar).

I tillegg får hver deltaker sin egen personlige deltakerside. Her finner de all viktig informasjon om arrangementet, og de har full kontroll over sitt eget personvern med mulighet til å avslå deltakelse eller trekke tilbake markedssamtykke med ett klikk.

2. Riktig utstyr til riktig oppgave

Mange tror at profesjonell innsjekk krever dyre leieavtaler på spesialutstyr. Sannheten er at det kraftigste verktøyet ligger i enhetene dere allerede eier.

Større enheter som iPad, Mac eller PC er ofte mest praktisk ved selve innsjekkingen. Det gir vertskapet den nødvendige oversikten i en stressende situasjon.

Når det kommer til utskrift av navnelapper, kan dette gjøres fra de fleste enheter så lenge man har gjort en test av selve flyten først. Aranga er bygget for å være fleksibelt og fungere med det oppsettet som passer deres arrangement best.

3. Sjekklisten for den perfekte ankomst

For å skape en 5-stjerners opplevelse, anbefaler vi følgende grep:

• Personlig hilsen: Systemet viser navnet umiddelbart, slik at vertskapet kan si "Velkommen, Anders!".
• Forenklet print: Med Arangas eget innsjekkingsmodus er veien fra skann til ferdig navnelapp i hånden kort og effektiv.
• Sanntids-status: Ha full kontroll på hvem som er inne, slik at du kan starte programmet nøyaktig på tiden.